部下とコミュニケーションを図る！得られる効果・上手く取る方法5選

部下とのコミュニケーションが苦手、難しいと悩んでいませんか？年齢や立場が異なる部下とは、共通の話題も少なく、どうコミュニケーションを取れば良いのか悩みますよね。

 

そこで本記事では、部下とコミュニケーションを上手く取る方法を紹介します。ダメ上司に見られやすいNGコミュニケーションも併せて紹介するので、この機会にチェックしてみてください。

 

仕事は決して一人でやるものではありません。必ず、部下の協力が必要となるときが訪れるでしょう。そんなとき、コミュニケーションをしっかり取れている間柄なら、問題なく対応できるはずです。

部下とのコミュニケーションは必要？得られる3つの効果

部下とコミュニケーションを取る目的は、「好感度を上げるため」でも「楽しい職場を作るため」でもありません。ここを履き違えてしまうと、上下関係が築けず、メリハリのない職場となってしまいます。

 

まずは、部下とのコミュニケーションで得られる、下記3つの効果を把握しましょう。

• 信頼関係を構築できる！連携がスムーズになる
• 部下のモチベーションが向上！部下の成長につながる
• 働きやすい環境を提供できる！離職率が下がる

 

これらの効果から、部下とのコミュニケーションの重要性に気付けるはずです。

 

信頼関係を構築できる！連携がスムーズになる

コミュニケーションを取ることで、上司と部下との間に、信頼関係を築きやすくなります。会話を通して、上司の性格や考えなど分かるようになれば、部下も少しずつ心を開きます。すると、部下からのコミュニケーションが生まれ、情報を共有しやすくなるので、信頼関係が築けるようになるのです。

また部下は、信頼できる上司に対して、こまめに報告・連絡・相談する傾向が見られます。報連相がしっかりできれば、ミスは起こりにくくなるので、スムーズな業務遂行が可能です。

さらに、信頼する上司からの指摘は、素直に受け入れてくれるので、部下の成長にもつながります。

部下のモチベーションが向上！部下の成長につながる

上司が部下を気にかけるようになると、部下のモチベーションは向上します。気にかけてもらえている、という満足感から、部下は上司の期待に応えられるよう努力します。

 

また上司からすれば、部下の現状を把握しやすいので、成長段階に合わせた目標の設定が可能。やるべきことが明確となった部下は、目標達成のために、さらにモチベーションが向上します。どんどん吸収しようとするので、部下の成長につながりやすいです。

 

上司には、褒めることや叱ること、話しを聴くなど、適切なコミュニケーションが求められます。適切に対応してくれる上司からの言葉やアドバイスは部下に届きやすいので、さらなる成長を期待できます。

 

UMUの記事『デキる部下を育成するポイント5選！育て方が上手い企業ほど成長する』では、、部下育成を行う上で押さえておくべき5つのポイントを紹介。さらに、部下育成で失敗するパターンやおすすめの研修も併せて紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

 

働きやすい環境を提供できる！離職率が下がる

日頃からコミュニケーションを取ることで、部下の現状や悩みに、いち早く気づけるようになります。部下にとっても、信頼できる上司がいれば、言い出しにくいことも自分から相談しやすくなるでしょう。

 

部下が抱える悩みは、ときに離職につながるほど重要なこともあります。上司は悩みに気づくだけでなく、アドバイスやサポートしながら、解決へと導いてあげてください。

 

特に、社内で起こっているトラブル（給料が低い、セクハラなど）が悩みの種の場合、上司がしっかり対応しなければいけない案件です。働きやすい職場環境を構築し、離職率の低下につなげましょう。

 

部下とのコミュニケーションは難しい？上手く取る方法5選

近年はSNSの普及もあり、対人でのコミュニケーションを苦手とする若者が急増しています。ただでさえ難しい部下とのコミュニケーションが、さらに難しくなりつつあるのです。

 

そこで、コミュニケーションを上手く取る、下記5つの方法を紹介します。

1. コミュニケーション不足解消！話しかけやすい雰囲気を作る
2. 信頼関係を構築できる！コミュニケーションを習慣化
3. 部下は褒めて伸ばす！ポジティブを意識する
4. 部下のモチベーション向上！目的とゴールの共有する
5. 部下への信頼を示す！責任ある仕事を割り振る

 

特別なテクニックやスキルは必要なく、すぐにでも実践できることばかりです。それぞれのポイントを押さえておきましょう。

 

①コミュニケーション不足解消！話しかけやすい雰囲気を作る

まずは、コミュニケーションを取りやすい雰囲気を作ることから始めましょう。忙しい雰囲気を出してしまうと、部下は話しかけづらくなります。その結果、報連相が遅れてしまい、ミスにつながる恐れがあるのです。

 

話しかけやすい雰囲気を作るポイントは、下記の通りです。

• 話しかけられたら手を止めて、部下のほうを向く
• 部下の目を見て話しを聞く
• 部下の話しを最後まで聞く
• 否定的な意見ではなく、部下が答えを見つけられるよう諭す
• 前もって、いつでも相談するように伝えておく
• 相談してくれたことに「ありがとう」と伝える

 

ちょっとしたことでも相談できる雰囲気であれば、部下は報連相を積極的に行うようになります。仕事でのミスも防げますし、たとえミスが起きても最小限に留められるでしょう。

 

②信頼関係を構築できる！コミュニケーションを習慣化

10分でも5分でも良いので、部下と毎日コミュニケーションを取るようにしましょう。

 

たまにコミュニケーションを取る上司よりも、毎日コミュニケーションを取る上司のほうが、信頼関係を築きやすいです。ちょっとした変化にも気付けますし、親近感も湧いてきます。

 

上司は、部下とのコミュニケーションを忘れないために、タスク化にして1つの業務にするのがおすすめです。毎日の積み重ねが部下の心を開き、信頼関係を築けるようになります。

 

③部下は褒めて伸ばす！ポジティブを意識する

部下は「褒めて伸ばす」が基本です。褒められることでモチベーションは上がり、さらに高みを目指すようになります。

 

また褒めるタイミングは、成果を出したときだけでなく、失敗の原因に気付けたときや良い行動を取ったときなども例外ではありません。上司から褒められれば、部下は自信を持てるようになるので、些細なことに対しても褒める癖をつけましょう。

 

同時に、ネガティブな発言には注意が必要です。「でも」「どうせ」「無理」「できない」「ていうか」「何度も言うけれど」といった言葉を使っていませんか？上司から、このような言葉を言われれば部下は萎縮し、報連相を怠る恐れもあります。

 

部下とコミュニケーションを取るときは、褒める要素を入れて、ポジティブを意識しましょう。

④部下のモチベーション向上！目的とゴールの共有する

部下の意欲や行動力が低下していると感じたら、目的とゴールを明確にして共有することが大切です。

 

目的やゴールが分からないと、「何のためにやっているか」という疑問が生まれ、仕事が単なる作業となります。仕事を意欲的に取り組めなくなり、部下の成長を遅らせてしまう恐れもあるのです。

 

上司は部下に対して、目的を明確にし、具体的なゴールを示しましょう。「何のためにやっているのか」という疑問を抱えずに済むので、仕事に専念できます。またゴールを示して終わるのではなく、どこまで進んでいるのか、ゴール達成できそうか、定期的に確認することも大切です。

 

目的とゴールを共有するときは、どんなメリットがあるのかも合わせて説明すると良いです。より明白となり、さらなるモチベーション向上が期待できます。

 

UMUの記事『コーチングで部下育成するメリット＆考え方！具体的な5つのステップ』では、コーチングとティーチングの違いや、部下育成にコーチングが必要な理由を紹介コーチングの基本的な考え方や方法もあわせて解説しているので、ぜひ参考にしてください。

⑤部下への信頼を示す！責任ある仕事を割り振る

簡単な仕事ばかり割り振っていては、部下は上司から信頼されていないと感じてしまいます。次第にモチベーションは下がり、部下の成長に遅れが出る恐れも…。

 

日々のコミュニケーションの中から、部下の性格や得意とすることを見極め、任せられそうな責任ある仕事を割り振ります。仕事を任せるときは、なぜ頼むのか、何のために必要なのか、理由や狙いを説明することが大切です。目的やゴールが明確となるので、仕事の質も高まるでしょう。

 

また一度任せた仕事は、部下のほうから相談されるまで口出ししないのが基本です。口出しされると、「やっぱり信頼されていない…」と思わせてしまい兼ねません。進歩が気になる場合は、中間報告する指示を出しておくと安心です。

 

日常でのコミュニケーションも大切ですが、研修を通して部下と交流をする方法もあります。UMUの記事『コミュニケーション研修の目的とは？研修に取り入れたいゲーム3選』では、コミュニケーション研修はどんな目的で行うのか、またどのような内容にすればいいのかを詳しく解説。そしてコミュニケーション研修で定番の人気ゲームまで紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

ダメ上司の典型？NGな3つのコミュニケーション

部下に嫌われやすい「ダメ上司」になっていませんか？ダメ上司には、下記3つの特徴が見られやすいです。

• 言い分に耳を傾けない
• 非を認めない・人のせいにする
• 話しかけにくい雰囲気

 

これらの特徴に当てはまる上司は、部下からの信頼を得られず、仕事に支障が出てしまう恐れもあります。思い当たるところは、早めに改善しましょう。

部下の成長を妨げる｜言い分に耳を傾けない

仕事をしていれば、ミスは必ず起こるものです。上司は部下に対してミスをしたことを怒るのではなく、ミスをした「原因」と繰り返さないための「対策」を考えさせることが重要です。

 

部下が失敗したとき、言い分も聞かずに責め立てるのはNG行為。「自分の話を聞いてくれない上司」というレッテルが貼られ、部下は今後心を開かなくなるでしょう。

 

部下がミスをしたときは、なぜミスが起きたのか、本人に考えさせることが重要です。もし言い分が、単なる言い訳だったとしても、途中で話をさえぎってはいけません。最後まで話を聞いたうえで、ミスを繰り返さないためにどうすると良いのか、対策を考えさせます。

 

上司が指摘するのは簡単です。しかし、部下の成長を促すためには、部下自らが考えなければいけません。

 

部下から尊敬されない｜非を認めない・人のせいにする

上司がミスをしたときは、相手が部下だろうが非を認めて謝ることが大切です。非を認めなかったり、人のせいにしたりする上司は、人として尊敬されません。部下との間に溝ができ、円滑なコミュニケーションは不可能となるでしょう。

 

ミスの原因が上司にあったとしても、立場の関係上、部下が上司を指摘することは難しいです。そのため、上司は自ら非を認めなければ、責められることもほとんどありません。しかし、そういった行為は部下からの信頼、敬意を失います。

 

部下とのコミュニケーションを図りたいのであれば、まずは部下から尊敬される上司を目指しましょう。

 

部下からのコミュニケーションを潰す｜話しかけにくい雰囲気

いつも忙しそうにしている、話しかけられても目を見ない、といった振る舞いをしていませんか？たとえ意図的でなくても、話しかけにくい雰囲気を作ると、部下からのコミュニケーションは生まれなくなります。

 

報連相が遅れたり、部下のモチベーションが低下したり、さまざまなトラブルへと発展する恐れがあります。部下が話しかけやすい雰囲気を作ることも、上司の務めの1つです。

 

他にも、仕事をお願いするときは「困ったときは声をかけて」と一声添える、上司から定期的に声をかけることも重要です。

【上司必見】UMUなら情報伝達から対話までスムーズにできる

 

引用元：UMU公式HP

コロナウイルスの感染拡大により、これまで当たり前だった対面の会話や直接の指導は難しくなりました。部下とのコミュニケーションはさらに難しくなり、どのように対応すれば良いのか困惑している方も少なくないでしょう。

 

特に、新たな情報を共有したり、社内研修を実施したりするとき、リモートワークをしている部下への対応は難しいですよね。必要な資料を送っても、本当に知識として身についているのか疑問に感じます。

 

そこでおすすめなのが、UMUの「コロナ時代の新しい学習の在り方 〜情報伝達型から実践・対話型へ〜」という資料です。コロナ禍による企業の課題に着目し、実践・対話型への学習プロセスを推奨しています。

 

部下が研修内容をしっかり理解できているのか確認しながら指導できるので、情報伝達型よりも身になりやすいです。

 

部下への指導が難しいと感じている方は、UMUの「コロナ時代の新しい学習の在り方 〜情報伝達型から実践・対話型へ〜」の資料を参考にしてみてはいかがですか？

まとめ：部下とのコミュニケーションは難しくない！歩み寄る気持ちが大切

部下といっても性別や年齢、性格はバラバラで、相性の良し悪しなどもあるでしょう。一人ひとり対応するのは時間がかかる上に、難しく感じることも少なくないはずです。

 

今回紹介した、部下とのコミュニケーションを上手く取る方法を参考にすれば、円滑なコミュニケーションが可能になるでしょう。上司と部下との間に信頼関係が築けるようになると、連携がスムーズになり、業務効率もアップします。

 

UMUの記事『生産性を上げる方法5選！フローの見直しや5S導入で生産性アップ！』では、ワークフローを見直して、効率的に生産性アップさせる方法を紹介しているので、コミュニケーション力をアップさせた上で、更に業務における生産性を上げたい方はぜひ参考にしてみてください。

 

部下から上司に話しかけるのはハードルが高いので、上司から歩み寄りましょう。もし直接の指導が難しいときは、UMUの「コロナ時代の新しい学習の在り方 〜情報伝達型から実践・対話型へ〜」の資料ダウンロードを検討してみてください。