フィードバックの書き方のコツ｜正しい方法と手法ごとの具体例を紹介- ユームテクノロジージャパン株式会社（UMU Technology Japan）

ビジネスにおいて、人材育成や成果の向上などさまざまな目的でフィードバックが行われます。フィードバックを効果的に活用するためには、正しい仕方やコミュニケーションのポイントを理解した上で実践することが大切です。

この記事では、フィードバックの正しい方法や書き方のコツについて、具体例とともに紹介します。フィードバックとコーチングの違いや種類などの概要から、フィードバックを行う上での注意点まで網羅しています。マネージャー層や人事担当者など人材育成に関わる方はぜひ最後までお読みください。

「フィードバック」とは？

「そもそもフィードバックって何？」という方もいるでしょう。フィードバックの意味をわかりやすく言うと、「相手の行動や結果に対する客観的な評価や指摘」です。フィードバックという英単語には「帰還する」という意味があります。

つまり、ビジネスにおけるフィードバックとは、目標達成に併せて修正や調整を行うためのアドバイスを意味します。

フィードバックは、主に社内における人事評価や人材教育のシーンで活用されます。上司と部下、チームリーダーとメンバーというように、マンツーマン形式のミーティングが一般的です。

結果の分析や検証を通して、目標達成に向けた改善点や失敗の予防策を模索し、次の行動や今後の計画につながるようまとめます。

フィードフォワード、コーチング、マネジメントとの違いとは

フィードバックと混同されやすい言葉は多く、代表的なものに「フィードフォワード」「コーチング」「マネジメント」があります。それぞれの言葉の意味や意図と、フィードバックとの違いを明確に理解することで、より効果的なフィードバックが可能です。ここでは、フィードバックと3つの代表的な言葉の違いを見ていきましょう。

フィードバックとフィードフォワードの違い

「フィードフォワード」とは、目指す目標に対してやるべき対策や課題の解決方法などを検討するための話し合いを意味します。フィードバックが過去の振り返りを指すのに対し、フィードフォワードは未来に着目し、改良点を模索することを指して使われます。

フィードフォワードの実施を通して、より良い行動計画の立案が可能です。また、自分たちで何ができるかアイデアを出し合うことで、メンバーの主体性の育成、モチベーション向上といった効果も見込めるでしょう。

フィードバックとコーチングの違い

「コーチング」とは、相手の傾聴や対話などを通して、コーチングを受ける側が自分で課題や解決策を見つけるためのサポートです。

相手が問題点や答えを見つけられるよう、問いかけなどのコミュニケーションを行います。

ビジネスにおけるコーチングは、上司と部下、先輩と後輩などの間で実施されるのが一般的です。メンターと呼ばれる先生役をつけるメンター制度も、コーチングの一種といえます。

両者とも相手の自己成長をサポートする手法という意味では同じですが、フィードバックは、受ける側が一方的に評価や助言を受けるため、やり取りの仕方が違います。

フィードバックとマネジメントの違い

「マネジメント」は、ビジネスでは組織の目標を達成するための方法全体を意味します。

経営や事業管理、組織の運用などが含まれ、関連する人やスキル、時間などのリソースなどそれぞれにおけるマネジメントが重要です。部署やチームなど組織全体で効率的に目標達成できるよう、対策や方法を考えます。

また、相手へのアドバイスや承認を意味するフィードバックよりも広い意味を持つ言葉です。

フィードバックをはじめ、フィードフォワードやコーチングはすべて人材育成に使う手法です。以上の共通点を考慮すると、いずれもマネジメントの一部と言えるでしょう。

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フィードバックを行う4つの目的とは？

効果的にフィードバックを活用するためには、目的を明確にすることが大切です。フィードバックを行う目的として、主に次の4つが挙げられます。

目標達成・パフォーマンス向上
人材育成・スキルアップ
モチベーションアップ
信頼関係の構築

各項目について詳しく見ていきましょう。

目標達成・パフォーマンス向上

フィードバックの主な目的として、組織の目標達成やチームのパフォーマンス向上が挙げられます。目指すゴールに向けて、必要な修正やアドバイスを行う際にフィードバックが有効です。

個人が行動できているか、方向がズレていないかをリーダーがチェックし、フィードバックすることで全体の生産性が向上します。

効果的なフィードバックは、受けた側が主体性を持って業務効率化を考えるためのサポートです。また、個人の行動がどうチーム全体に影響しているか、成長や役割を振り返ることができ、団結力の向上にもつながります。

人材育成・スキルアップ

フィードバックは、人材育成やスキルアップにも効果的です。

定期的なフィードバックをもけることで、リーダーは部下が抱える課題を把握し、部下自身に改善策や新たな行動を促せます。

部下が成長するためには、自分ひとりでの努力は限界があります。上の段階にいる人のアドバイスやサポートがあって初めて、効率的な成長が実現可能です。

経験値の高い先輩や上司が、部下の行動や結果に対して助言することで、本人が課題発見スキルや解決能力を養う機会にもなるでしょう。

モチベーションアップ

適切なフィードバックは、受ける側のモチベーションアップにも直結します。業務に対する客観的なアドバイスとともに、結果を出すまでの行動や考えを上司が承認してくれていると本人に伝わるからです。

また、改善点や課題が見える化されることで、次やるべきことが明確になり、モチベーションが高まります。

フィードバックには、ポジティブなものもネガティブなものも両方含まれるでしょう。

ただ、上司が部下の行動を客観的に評価することで、本人も冷静に振り返って、成長や成果向上へ前向きに考え始めます。必要に応じて称賛の言葉をかけることも、部下の自信につながります。

信頼関係の構築

定期的なフィードバックは、上司と部下がコミュニケーションを深め、信頼関係を築く機会としても役立ちます。

フィードバックを受ける側は、働きを見てくれている上司がいることをしっかり認識でき、絆が深まります。両者の関係が深くなることで、チーム全体の関係性や雰囲気にも良い影響が得られるでしょう。

逆に、信頼関係が成り立っていない時に助言を受けても、部下が素直に受け入れるとは限りません。上司への信頼度が向上すれば、部下の貢献性が高まり、やる気やパフォーマンスにもつながります。

フィードバックの方法とは？効果的に行うための5つのコツ

フィードバックの目的を達成するためには、コツを押さえた適切な方法を実践する必要があります。フィードバックのやり方のポイントは、下記5点です。

目標や目的を共有する
定期的なものとタイムリーなものを併用する
現実的かつ具体的なアドバイスをする
信頼関係を築いた上で実践する
評価や承認により主体性を促す

改善点や評価を効果的に伝えるフィードバックの方法を実践するために、参考にしてください。

目標や目的を共有する

フィードバックする前に、目標や目的を両者で共有しておきましょう。

組織全体のゴールやフィードバックを行う目的が不明瞭だと、話し合う意味や着地点がぼんやりして時間ばかり過ぎてしまいます。先に基本的な前提をすり合わせておくことで、フィードバックを受ける側が内容を把握しやすくなるでしょう。

フィードバックでは、目標達成に向けた行動ができたか、行動は機能していたかなどを振り返り改良点を明確化していきます。事前情報の共有が済んでいれば、今後のアクションプランやアイデアの話し合いが効率的に進められるでしょう。

定期的なものとタイムリーなものを併用する

フォローアップは、定期的な実践が理想的とされますが、タイムリーにすぐ行うべきものもあります。上司と部下が定期的にフィードバックすることで、近況の把握や目標に関係ない内容も網羅できるでしょう。

一方で、すぐにフィードバックの時間を設ける場合、受ける側が内容を理解し、落とし込みやすいというメリットもあります。一定期間を挟んで行う定期的なフィードバックと、緊急性の高いものの使い分けが有効です。

記憶が新鮮なうちに知った方がいい内容や、すぐにでも改善が必要なことはできるだけ早く本人に伝えましょう。

それにより、定期的なフィードバックが不要と感じた場合は、他の業務に時間を有効活用できます。

現実的かつ具体的なアドバイスをする

フィードバックでは、今後の行動に役立つような現実的かつ具体的なアドバイスを心がけましょう。

主観的な意見ではなく、受ける側の立場で考えることが大前提です。現状の結果や評価と改善点を踏まえた客観的な事実に基づいて、今後の対策に関するサポートを行う必要があります。

また、実現性が低く行動しにくいフィードバックは、課題解決やモチベーションアップには逆効果でしょう。

積極性や主体性を持って課題改善に向けて行動するためには、本人のキャパシティやレベルに合ったフィードバックが必要です。内容の実現可能性についても配慮しましょう。

信頼関係を築いた上で実践する

先述したように、フィードバックを行う上で信頼関係は重要です。両者の間に信頼関係ができてないと、役立つアドバイスも受ける側に受け入れてもらえません。

また、嫌いな上司からフィードバックを受けたことで、行動や結果がさらに目標達成から離れていく可能性もあります。

フィードバックを教育方法として生かすために、日頃からコミュニケーションを取っておくことが重要です。リーダー層の方はフィードバックを行う立場として、信頼できる行動や人間性が求められます。

自分自身がフィードバックをもらいたい、と思うような人物になれるよう意識しましょう。

評価や承認により主体性を促す

評価や承認は、フィードバックに不可欠な要素です。部下の行動や結果を上司が評価、承認することで、本人のモチベーション維持につながります。

また、ポジティブな体験として蓄積され、改良するために前向きな気持ちが取り組めるようになるでしょう。

成果達成や頑張りへの感謝を伝えるために、称賛する制度や機会を設けることも有効です。

また、部下の主体性を促す目的でも、フィードバックが役立ちます。客観的なアドバイスをすることで、部下が自発的に考え行動する力を養うサポートが可能です。

フィードバックを行う際の注意点とは？気をつけるべき3つのポイント

フィードバックを効果的に実践するためには、タイミングやコミュニケーション方法への考慮とともに、気をつけたい注意事項もあります。フィードバックにおける主な注意点は、下記の3つです。

他の社員との比較は避ける
人格・能力に関する内容は避ける
チームの責任として考えさせる

それぞれについて詳しく紹介します。

他の社員との比較は避ける

フィードバックは、個人の行動や結果に対する客観的なアドバイスだけを伝え、他の社員との比較は避けましょう。個人によってスキルや能力は異なるため、他のメンバーとの比較による指標を使ってアドバイスすることは効果的とは言えません。

人によって適したやり方は違うことを把握した上で、個人に最適なアドバイスを伝えるのが上司の役割です。

また、自分のデスクなど他の社員がいる前でのネガティブフィードバックは、モチベーション低下にもつながります。フィードバックを行う場合は、会議室などで個別に実施しましょう。

人格・能力に関する内容は避ける

フィードバックは客観的な評価と改善点の提案であり、人格やスキルなど受ける側個人の素質を指摘する場ではありません。

フィードバックは目標達成のために行われるものであり、行動や結果などを客観的に評価することが大切です。相手の人格や能力を否定するような指摘は、本人の自己否定につながる可能性もあります。

先述した客観的な事実の分析や、信頼関係の構築がここにもつながります。

主観的な見方を含めたフィードバックは、単に相手を褒める、あるいは叱るといった内容になりかねません。個人的な意見や感情を挟まず、事実だけを元にした客観的なフィードバックを徹底しましょう。

チームの責任として考えさせる

フィードバック内容は、個人に責任を負わせないよう注意しましょう。

ネガティブな内容を伝えた際に、自己責任を感じて追い詰めてしまう人もいます。自分を責めることで、恐怖感が強まり、以後の行動に悪影響を及ぼすことも考えられるでしょう。

個人レベルでより良い行動を取り入れ、チーム全体での目標達成につなげることが、フィードバックの役割です。業務の割り振りや管理など、マネジメント側に責任があるという立場を明確にしておきましょう。

チーム全体の指揮を取る上司が責任者であるとを踏まえた上で、改善点やアドバイスを伝える意識が必要です。

フィードバックの種類とは？

フィードバックには、「ネガティブ・フィードバック」と「ポジティブ・フィードバック」の2種類があります。

それぞれの使い方や注意点を押さえて使い分けることで、より効果的なフィードバックが可能です。それぞれについて詳しく解説します。

ネガティブ・フィードバック

ネガティブ・フィードバックとは、受ける側の行動や結果に対する問題点や改善点を伝えるフィードバックのことです。否定的な話題や表現が出やすいことから、ネガティブという言葉が付いています。ネガティブ・フィードバックのポイントは下記のとおりです。

因果関係を明らかにし理論的に話す
建設的な否定を意識する
本人の資質は否定しない

受け取り方によっては、完全否定された気持ちになる可能性もあります。仕事へのモチベーションを削がないよう、伝え方に注意しましょう。

また、効果的なネガティブ・フィードバックを通して気づきや自己成長を促すためには、コミュニケーションの方法や関係作りも重要です。

ポジティブ・フィードバック

ポジティブ・フィードバックは、フィードバックを受ける側の行動に関する良い点を承認し、肯定的にアドバイスすることです。ポジティブ・フィードバックにおける要点は、下記のとおりです。

部下の頑張りを認めて労う
モチベーションが高まるような表現を使う
具体性のある褒め方を意識する

ポジティブフィードバックは、受ける側に喜ばれやすく、摩擦も起きにくいというメリットがあります。部下に自信をつけさせる狙いでも有効な手法です。

ただ、自己満足で終わらないよう、具体的に褒めることや言葉選びに注意しましょう。

フィードバックの基本的な手法とは？具体例を紹介！

フィードバックの方法として用いられている代表的な3つの手法があります。下記の3つのフィードバック手法の使い方や特徴を、具体例とともに詳しく紹介していきます。

サンドウィッチ型
SBI型
ペンドルトン型

フィードバックの具体的な項目や例文を知りたい方は、ぜひチェックしてください。

サンドウィッチ型

サンドイッチ型のフィードバックとは、ポジティブとネガティブを交互に伝える方法です。

良かった点を改善点の間にはさむことで、否定的な意味合いを抑えて必要な内容を伝えられます。

受ける側のモチベーション維持にも効果的です。シンプルで特別な技術も不要なため、取り入れやすいでしょう。

【サイドウィッチ型フィードバックの例】

「先日のプレゼン、事前の細かなリサーチが活かされていて、わかりやすい資料と説明でクライアントにも響いていたように思います。」

「ただ、資料の作成にかかった時間が6時間と長い点が気になりました。その分残業時間も先月は10時間増えています。」

「資料の出来は素晴らしかったので、他のメンバーも使えるテンプレートに応用してみてはどうでしょうか？」

SBI型

SBI型は、Situation Behavior Impactの略で、S（Situation＝状況）、B（Behavior＝行動）、I（Impact＝影響）の順にフィードバックを進める手法です。

SBIの各要素それぞれについて、事実に基づいた内容を伝えることで、結果までのプロセスの理解にもつながります。

ポジティブとネガティブどちらのフィードバックにも使える手法です。

【SBI型フィードバックの例】

「今回のプロジェクトについてです」

「自ら積極的に行動していて、スケジュール通りに遂行できているようですね。」

「あなたの取り組みや態度のおかげで、チーム全体のやる気がアップしているように見えますし、雰囲気も良くなっているように感じます。ありがとう。この調子で目標を達成しましょう。」

ペンドルトン型

ペンドルトン型は、フィードバックを受ける側に、自信の内省とアクションプランの改善を主体的に考えるよう促す方法です。

具体的には、「確認」「称賛」「改善点」「アクションプラン」「総括」の順で進めます。行う側の質問が重視されるため、上記2つよりも高度な方法といえます。

【ペンドルトン型フィードバックの例】

「先日の新入社員研修についてです。」

「前年の反省点を踏まえて課題点を改善していて、アンケートでも満足度の高い結果が出ていましたね。マネージャー陣からも高評価が得られています。」

「ただ、資料のミスプリントが当日見つかり、急遽研修プログラムを変更しなければなりませんでした。事前に確認しておけば、トラブルは起きずに済んだはずです。どのような対策が有効だと思われますか？」

「そうですね。次回は、資料のチェック時間と事前準備のチェックリストを作ると良いでしょう。ぜひ完成物を見せてください。」

「大枠はできているので、1週間以内には提出できます。よろしくお願いします。」