【事例】新人の不安をモチベーションに変えるフォローアップ

みなさま、今年は例年に比べて夏の到来が早い様に感じますが、いかがお過ごしでしょうか？

そんな暑い中、まだまだ不慣れな仕事を一生懸命頑張っている新入社員を励まし、イキイキと活躍してもらうためのフォローアップについて、実際の企業事例を交えながらご紹介させて頂きます。

新入社員が抱える不安とは？

新入社員が抱えている不安の内容や感じている度合いは個人で異なり、中には不安から泣く人もいるかもしれません。「新入社員あるある」とも言える不安の具体的な内容を、新入社員の不安な点ランキング調査（*）で上位に入った項目を含めて紹介します。

• 仕事内容やミスの対応
• プライベートとのバランスや将来性
• 人間関係

それぞれ詳しく見ていきましょう。

*参考：リクルートマネジメントソリューションズ「2021年 新入社員意識調査」調査結果/

https://www.recruit-ms.co.jp/press/pressrelease/detail/0000000350/

新入社員の不安1：仕事内容やミスの対応

新入社員の多くは、自分の仕事についていけるか不安に感じています。
新しい業務を覚えて、スムーズに仕事をこなせるか、といった不安を抱えがちです。
学生時代の専攻や過去の経験とかけ離れた職種であることで、スキル不足を心配する人もいるでしょう。

新入社員が感じている不安の中には、ミスしたときに周囲の人に迷惑をかけないかという点も含まれます。
仕事に慣れている先輩や上司の行動を間近で見ながら「自分にはできるのだろうか」と相対的に心配に思う人もいるでしょう。

すべてが初めての体験であり、因果関係や結果の予想がつかないため、不安が募りやすい状況です。

新入社員の不安2：プライベートとのバランスや将来性

プライベートと仕事のバランスに関して不安を感じる新入社員が近年増えています。
社会人として働き始めて生活リズムが変わると、仕事終わりや休日が確保できるかを不安に感じやすいでしょう。
ワークライフバランスや長時間の残業などが社会的に注目される中、私生活の時間を重視する若者が多くみられます。

また、新入社員の中には周囲の先輩や上司を見て、将来的に長く働ける職場かどうか不安に思う人もいるでしょう。
家庭を持ち家族が増えるなど、ライフスタイルの変化に伴って柔軟に働けるかも重要です。

新入社員の不安3：人間関係

新入社員が感じる不安には、人間関係も含まれます。
新しい環境で、上司や同僚など学生生活よりも幅広い年齢層の人とうまくやっていく必要があります。
上下関係の構築や意思疎通の取り方を含めて、心配に思う人は多いでしょう。

また、テレワークが浸透している現在、オンラインでのコミュニケーション方法も新入社員が不安に感じる要素のひとつです。
ビデオ会議などのツールが導入され、顔を突き合わせなくてもやり取りが可能になりました。
一方で、チャットにおけるビジネスマナーなど、従来とは異なる礼儀を習得する必要性も高まっています。

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新入社員の不安を解消するために企業ができる3つのフォロー

新入社員が抱えやすい不安の解消には、本人の取り組みだけでなく、周囲の人間や企業全体での対策が重要です。新入社員の不安を解消するために企業ができるフォローとして、下記3つの項目を紹介します。

• 適切な評価と承認を行う
• ​​率直に話せる場を個別に設ける
• 企業理念や事業のビジョンを伝える

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

適切な評価と承認を行う

新入社員の仕事に対して、積極的に適切な評価と承認を行いましょう。
初めての業務でミスしてしまうことがあっても、その過程でできたことや行動自体を承認します。
また、成果や目標達成には時間を要しますが、業務への態度などに対して評価することは可能です。

リモートワークでの新入社員の不安を解消するためには、細かなことも多めに承認することが効果的です。
感情や雰囲気が伝わりにくいオンライン環境では、良い点を見つけて伝えることで、本人のモチベーションアップにもつながります。

また、新人のメンターとして先輩社員を配属するメンター制度の導入も有効です。
上司とは異なる角度からサポートできるメンターが身近で承認を行うことで、効率的な課題解決や成長も期待できます。

率直に話せる場を個別に設ける

新入社員が率直な話ができる場を、個別に設けることも大切です。
新入社員にとって、上司は気を遣ってしまい、悩みや困ったことを相談することは難しいかもしれません。
業務内容に関係なく話せる場があると、素直に悩みを打ち明けてもらい、解決や対策を一緒に考えられます。

新入社員から不安や悩みにする事前アンケートを取っておくと、短い時間でも有意義な話し合いが可能です。
実際に会って話ができない場合はオンラインでも良いですが、グループでは言いづらい内容もあるため、個別で面談を設けましょう。

企業理念や事業のビジョンを伝える

企業の理念や事業ビジョンを伝えることで、社員としてのやる気の向上につながります。
会社の理念やビジョンは、新入社員の初日に教えることのひとつです。
ただ、入社してすぐの頃は仕事に慣れるだけで精一杯になり、業務をこなすうちに会社で働くことに不安を感じ始める可能性もあります。

特に出社しないテレワークの働き方では、自分一人だけで作業している気分になり、達成感やモチベーションの低下も考えられます。
全社会議や朝礼など、定期的に組織としての使命やビジョンを共有する場を作ることも効果的です。

新人がモチベーションを上げるために上司が行うべき3つのポイント

新入社員が不安を解消するためには、やってはいけないことを避けると同時に、ポイントを押さえたアクションが大切です。
新入社員が仕事へのモチベーションを高めるために、上司が意識すべきポイントを3つ紹介します。

• 業務の要所を任せる
• 不安や悩みの解消方法を一緒に考える
• 本人がイメージしやすいゴールを設定する

​​各ポイントについて詳しく見ていきましょう。

業務の要所を任せる

新入社員に業務の要所を任せることが大切です。
研修を終えたばかりの新人に仕事を任せることに、不安を感じる上司も少なくないでしょう。
しかし、起承転結など業務全体の中で要所となる部分を新入社員だけでやるように指示することで、責任感が生まれモチベーションがアップします。

また、業務を任せる上で、新入社員にやってはいけないことは必ず避けましょう。
例えば、成長や成果を出すことを焦らせる、初めてのミスを感情的に責めるといったことです。
新入社員が怒られないか不安になり、思考停止やパニックに陥ってしまう可能性があります。
新人のチャレンジや積極性を認め、失敗やミスは次につなげるステップとなるようサポートしましょう。

不安や悩みの解消方法を一緒に考える

新入社員が持つ不安や悩みを棚卸しして、解消方法を一緒に考えましょう。
次にやることが明確になり、行動を通して着実にステップアップできます。

上司は聞き役に徹し、本人の考えや意見を理解しながら必要な箇所だけアドバイスを行いましょう。
また、普段から新入社員が相談しやすく、アドバイスを聞き入れられる関係を築いておくことも大切です。

いつでも連絡できるオンラインチャットツールは、双方のコミュニケーション活性化に役立ちます。
リモートワークにおけるルールを設けておくと、スムーズなやり取りが可能です。

本人がイメージしやすいゴールを設定する

新入社員がイメージしやすいゴールを設定することも有効です。
このときのゴールは、本人の現在地から少し先の、現実的に達成可能だと思える程度にしましょう。
同じ部署で数年先輩の社員などもロールモデルとして最適です。

経験が少ない新入社員には、目の前の作業と成果や成長との関係がイメージしづらいため、不安が大きくなって挫折する可能性があります。
ロールモデルの存在を見ることで、自分との違いを具体的に把握し、行動改善につなげられるでしょう。

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【事例紹介】新入社員のモチベーション向上！UMUを使った不安解消法とは

新入社員の不安を効率的に解消し、働きやすさの実感と業務の成果の両立を実現するために学習管理システムが役立ちます。
オンライン学習サービス「UMU」は、研修や教育の場を一元管理できるだけでなく、日々の業務のタスク管理やスケジュール管理も可能です。

また、アンケート機能やビデオ会議機能を通して、チーム内の縦横双方のコミュニケーションの活性化が期待できます。

UMU導入企業における若手の退職理由に多い「将来の自分が想像できなかった」「キャリアが上がるとどんな仕事ができるのかわからない」などへの解決策として、UMUが有効です。
UMUを活用することで、新入社員や若手社員が感じやすい不安を解消し、学習を組み合わせてさらなる効果が見込めます。

▶UMUについてもっと知りたい方はこちら

先輩社員が新人だったときの体験談を伝える

まず不安を解消するための取り組みです。それは「先輩のストーリー」の掲載です。

今活躍している先輩も、新人の頃はやはり同じ様な不安を抱えていたことでしょう。
しかし、そこでどんな行動を起こし、どの様に乗り越えたのか、そして今までどの様なキャリアを積んできたのか。
決して真新しい方法ではないかもしれませんが、先輩のリアルな声は新人にはとても響きます。

こちらの企業様では、UMUの【動画】【音声スライド】、あるいは【文章】機能を用いてブログの記事の様な仕上がりにするなど、先輩社員のやりやすい方法を選んでもらい、特にフォーマットは決めずに作成していました。

もちろんパワポなどのファイル形式でもアップが可能です。
実際に作成し、後輩に共有することによって、先輩社員らしさや、より臨場感を出せる結果となりました。

新入社員の思いを共有・先輩からのメッセージ

ただストーリーを受け取るだけでなく、UMUではそれぞれが感じた思いを共有することができます。

先輩のストーリーの次に【ディスカッション】をセットして、新入社員が感じた思いを共有します。
さらに、そのコメントに、先輩から直接の返信コメントなどがあれば、新入社員のモチベーションは上がるでしょう。

UMUのコンセプトの一つ【繋がる】を感じて頂ける瞬間です。

マイクロコンテンツをUMUで作成し学習効率を上げる

UMUは学習のプラットフォームであり、その中の一つの要素としてマイクロコンテンツを簡単に作成し共有できる、という特徴があります。

つまり、先輩社員のストーリーと関連するマイクロコンテンツも合わせて配信する事で、モチベーションを上げた状態で学習へと誘導できるため、学習効果が上がります。

実際の事例では、「とにかくプレゼンの練習をして成功した」とのストーリーであったため、プレゼンのスキルアップに関するマイクロコンテンツを配信されました。

それも週一回、合計4回ほどのシリーズにしたため、段階的な学習を促進でき、また同時に、必要な内容のみ復習できる環境も整備されたそうです。

パフォーマンスアップ

実は、ここで話は終わりではありません。

先ほどのプレゼンスキルアップコースには、実際にお客様の前でのプレゼンの際、「学んだ事をどう活かせたか」をシェアする場所も用意されていました。

自分の振り返りや気付きのアウトプットをすると、メタ認知が促進されます。
更に同期のコメントからは新たな学びを得られるので、更なる学習効果が期待できます。

この様に、UMUでは動機付け、インプット、アウトプット、成果の確認まで、それぞれの目的に合わせて、様々なフォーマットでコンテンツを作成頂けます。
そして、UMUのコース自体を一連のストーリーとしてデザインして頂けるのです。

またストーリーが完成すれば、コンテンツの作成自体に大きな負荷はかかりません。

そしてもちろん、全編オンラインで完結できますので、各地に配属された後であっても、しっかりとフォローアップして頂けます。

是非皆様も、新入社員がイキイキと業務に励むためのストーリーをデザインしてみませんか？

次に彼らに会ったとき、きっとキラキラ輝いた姿を見られるはずです。

まとめ

新しい環境に飛び込んできた新入社員は、さまざまな不安を抱えています。近年はプライベートの時間を重要視する人も増えており、仕事内容だけでなく働き方全般において不安を抱えやすい傾向です。

先輩や上司として、プロセスや態度への承認、率直なコミュニケーションなどにより本人の不安解消をサポートできます。また、業務の要所をしっかり任せ、現実的なゴールを設定することで、仕事に対するモチベーションもアップするでしょう。

新入社員が感じる不安を的確に把握し、効果的なフォローをするために、ここで紹介した提案を参考にしてください。