リモートワークでチームビルディングを有効に行う方法

新しい時代のラーニングプラットフォーム、UMU（ユーム）を提供するユームテクノロジージャパンです。

リモートワークが急速に普及し、働き方において企業は新たな課題に直面しているかと思います。管理の問題、生産性の問題、コミュニケーションの問題などいろいろありますが、企業にしても個人にしてもこれらの問題と長期的に付き合っていく覚悟が必要ですね。そこで今回は、企業のリモートワークにおける「チームビルディング」の問題について取り上げてみたいと思います。

例としてご紹介したいのはユームテクノロジージャパン、つまり私たちのチームビルディングです！もちろんUMUをフルに活用してのチームビルディングになりますが、応用可能な知恵がたくさんあると思うので是非参考にしてみて下さい。

 

◆オンボーディングコンテンツで個性を出す

感動的なおもてなし。全員からwelcomeメッセージが！

ユームテクノロジージャパンに入社したら、まず自分の端末のプラットフォーム（UMU）にメンバー全員からのwelcomeメッセージが届きます。メッセージもそれぞれに凝っていて、動画の人や記事形式（テキスト）の人、図説形式の人など届いたメッセージはちょっとした作品状態。この時点からすでに個性が表れていました。UMUの使い手としては”超””が付くほどのエキスパートな面々なので、極めて自然に最適な方法を選択したのでしょう。このメッセージからメンバーの「人となり」が垣間見れるので（しかも何度でも見れるので）親近感がわきますよね。個別に返信もできるので、このメッセージをきっかけにメンバーとの距離がぐっと近くなります。

メッセージを受けとる側、つまり新入社員はこの歓迎を事前に知らされていないので、びっくりすると同時に「すごく嬉しい」そう。忙しい業務の中、自分のためにメッセージを作成してくれることは感動ですよね。

自己紹介動画から見せる広がり。フィードバックも大歓迎

 新入社員はwelcomeメッセージを受け取るだけではありません。自分でも自己紹介コンテンツを作成します。内容も形式も自由。ある社員は“ダブルダッチ”を本格的にやっていて、世界大会出場時の動画を載せていました。またある社員は自分の名前の由来を紹介していたりと、自己紹介動画にも個性が表れていて「人となり」を知るには十分すぎる効果があったと言えます。もちろんここにも双方向性はありメンバーからの質問もオープンになっているので、社内での関係構築は自己紹介のような場でも可能だということがわかる好例ですね。

日報で新入社員の動きをメンバーで共有。声掛けやサポートのタイミングがわかる

ユームテクノロジージャパンの新入社員は、入社後一カ月間はUMU上で日報報告を全員にすることになっています。通常の新入社員教育は特定の人に委ねられ、あまりその内容を他の社員が知ることがないのですが、日報を共有することによって新入社員がどのように動き、何を考え、そして何を問題としているのかをメンバー全員が知ることになります。これによって「みんなで育てる」という意識が芽生え、新入社員の教育が一種のチームビルディングの役割も果たしているのだと思います。

また、リモートだと察することができない「困りごと」や「悩み」も、日報からある程度は読み取ることができるので、声掛けやサポートのタイミングもわかるとのこと。日報を全員に送るの？と思うかもしれませんが、ここまでオープンにすること得られるメリットは十分にあるかと思います。

 

◆ミーティングでの取り組み、安心安全な環境づくり

抽選機能でファシリテーターを決める

私たちは定期ミーティングを週に何度か設けているのですが、その時のファシリテーターをUMUの抽選機能を用いて決めるという取り組みを時々しています。これによってミーティングが受動的なものにならずに「自分が場を主導することになるかもしれない！」という可能性から当事者意識が高くなります。抽選というのはワクワクドキドキするものです。誰がファシリテーターになるのかわからないという不確定要素を入れることも、ミーティングへの興味と参加度にプラスに働くことになるでしょう。

 

質問機能、ディスカッション機能で学びを共有

私たちは学びを提供するリーディングカンパニーとして、社員である私たちもまた学び続けています。日常業務の中にいつも何かしらの学びが発生し、それをメンバー内で共有していく作業は自然なことになってきています。

例えば誰かがこのような問いかけをしたとします。「業務の中で無駄だと思っている作業はあるか？」「なくしたいことは？」「減らしたいことは？」などを質問することによって、メンバーが日常的に“もやもや”と感じていることを拾い、改善に繋げます。回答期限や何らかのコメントを返さないといけないなどの縛りは一切なかったとしても、もれなく全員が何らかのリアクションを起こしています。

また、このような業務に直結する質問以外にも、自分が心を動かされた記事や書籍の紹介、出来事などをメンバー全員に投げかけます。そしてそれに関してコメントし合ったり、議論を展開したりする文化が醸成されているので、学びが個人的なものにならずに開かれたものになっているのです。

このように輪郭がはっきりしない学びの場においては知識量の多い人や経験年数の長い人ほど参加度が高くなりがちですが、かといって知識も経験も少ない人が参加を躊躇するようなことはありません。

新しい視点やアイディアは、知識や経験に関係なく生まれるものです。「誰でも躊躇せずにディスカッションの中に飛び込んでいいんだよ」という安心感を日頃からみんなに持たせておくことも大事ですね。

◆全体の意識統一

 新入社員にナレッジ共有のためのコンテンツ

 ユームテクノロジージャパンのメンバーとして知っておくべき知識を新入社員の学習コースとして提供しています。UMUのコンセプトを知識として獲得するだけでなく、自分の言葉で話せるようにAIコーチングを使った練習の場も設けられています。そして、さらには「学習の科学」や「最新のラーニングテクノロジー動向」なども併せて学びます。これらのコースはスケジュールに沿って進み、約4週間で完了します。

メンバー全員に向けた毎日の学習コンテンツを視聴、コメント

 メンバー全員で取り組んでいる学びもあり、外部のコンテンツも積極的に活用しています。

今、世の中には学びのオンラインコンテンツが豊富に用意されています。大企業では図書館のようにこれらを取り揃え社員に視聴を促していますが、ほとんど利用されずに無駄な投資になっている場合もあります。

そこで私たちは細かくスケジューリングをし、短いコンテンツで一週間に1つのコースを受講するよう、学習者が学びやすい設計をしています。同じ会社のメンバーとして共通認識を持つことはそのままチーム力の強化にも繋がるでしょう。

 

共有したい特定のテーマのコースをメンバーが個々に作成して全体に展開

UMUを使えば誰でも学習コースを設計することができます。専門分野、得意分野を生かして、メンバーがそれぞれ「松田チャンネル」「片桐チャンネル」などと言うように、学びの提供者としてUMUを活用しているのです。リモートワークで理想とされる“誰もが先生”状態とはまさにこのことですね。これらはアウトプットとしての要素が強いので、双方向性を取り入れずに配信だけのものや掲載だけのものもありますが、メンバーの興味や関心あるいはバックグラウンドを知るには絶好の場です。憧れの先輩が何を見て、何を考えてきたかという軌跡をトレースすることで得られる手ごたえは確実にあるかと思います。

◆チームビルディングが継続するためのポイント

 以上、ユームテクノロジージャパンを例にとって、リモートワークにおける日常的な取り組みや工夫などを紹介しました。このように見てみるとメンバー内での情報格差がないこと、意識が統一されていること、安心して自己発信ができていることなどが感じ取れます。

企業の規模や人数によっては、このように情報共有をベースにしたチームビルディングは難しいかもしれませんが、何か一つでも共通の取り組みを持たせ、意識の統一を図るなどして企業やグループに対する帰属意識を高めることはできるかもしれません。

UMUは操作性に優れていて視覚的にもフレンドリーなので、誰もが抵抗なく使うことができるプラットフォームです。リモートワークが常態化した今、是非柔軟に取り入れてみてはいかがでしょうか。