研修資料の作り方3STEP｜見やすくて伝わる研修資料作成のコツ

リモートワークの普及やオンラインでのセミナー・研修の増加に伴って、研修資料の作成が以前にも増して重要視されています。研修資料の仕上がりは、セミナー当日に画面共有した際の内容の伝わりやすさにも影響する大切な要素です。

 

この記事では、研修資料の基本的な作り方を3ステップで紹介していきます。最後まで読めば、見やすくて伝わる研修資料を作成するコツや、パワポ制作のポイントまで把握できるので、ぜひご覧ください。

 

新人研修を成功させるためのカリキュラムの作成でお悩みの方は、カリキュラムを作成する目的や作り方がわかるので、まずUMUの記事『新人研修のカリキュラムはどう作る？成功させる3つのポイント』をご覧ください。

良い研修資料を作るメリットは？

そもそも、良い資料とは「必要な情報が要約されており、内容がシンプルにまとまっている」ものを指します。上記の条件を満たした研修資料には、「見やすい」「わかりやすいい」「伝わりやすい」という3つの要素が必須です。

 

良い研修資料は、研修参加者の理解度を引き上げ、成果達成を促します。端的な文章やイラスト、図解などを盛り込むことにより、口頭では伝わりにくい内容も的確に表現することが可能です。

 

また、視覚的にわかりやすい資料を作ることで、「伝える」という目的を達成できます。逆に、見づらい資料は何を言いたいのかわかりにくく、読み手の混乱を招くため逆効果です。以上のように、良い研修資料があることで受講者の理解を促し、より「わかる」「伝わる」研修を実施できます。

研修資料の作り方3STEP

研修資料の作り方は、大きく分けると以下の3ステップで構成されます。

1. 目的とテーマの設定、情報収集
2. 研修全体の構成と中身の作成
3. 文章や図の推敲とチェック

 

各段階における具体的な作業やポイントを詳しく見ていきましょう。

1. 目的とテーマを設定し、情報収集する

研修資料を作成する前の準備として、研修の目的とテーマを設定します。参加者や企業の属性や雰囲気、抱えている課題などを細かく理解し、相手のニーズを汲み取っていきましょう。社内向けの場合は、参加対象となる社員へのヒアリングもおすすめです。

 

研修を終えた後、参加者がどのような内容を理解して、次にどのような行動を取る状態になっているのかを考え、研修の目的やテーマを明確にします。参加者のレベルに応じた内容の取捨選択も有効です。

 

ここで、目的やテーマに沿って必要な情報のリサーチや整理も行っておきましょう。研修資料の下地として活用できる上、根拠のある情報を掴んでロジックを固められます。

2. 研修全体の構成を作成し、中身を埋める

次に、研修全体の構成を作成します。構成という骨組みがしっかりしていれば、必要な情報を漏れなく盛り込みつつ、余計な情報を省けるため効率的です。基本的な流れは、イントロダクション（導入）→ボディ（本題）→クロージング（まとめ）で、それぞれ前置き、根拠、結論として考えるとわかりやすいでしょう。

 

研修で取り上げる関連キーワードやトピックを羅列した後で、精査しながら並び替え、大枠をスムーズに組み立てます。なお、構成案はそのまま資料の冒頭につける目次として活かせます。

 

構成ができあがったら、メインメッセージを補足する情報などを使って肉付けをしていきます。一文一義を意識して、明確に伝わる内容を優先的に取り込むようにしましょう。

3. 文章や図の推敲とチェックを行う

研修資料が一旦完成した段階で、文章や図の推敲とチェックを行います。誤字脱字はもちろん、表記の間違いや内容の漏れや抜けがないか、しっかりと確認しましょう。プリントアウトして紙で読む、音読する、時間を置いてから改めて読む、などの方法が有効です。

 

特に専門用語は、仕事で当たり前のように使っていると省略しがちです。初出の専門用語には注釈を入れるなど、参加者全員が理解しやすいよう配慮する必要があります。

 

一人で研修資料を作成した場合は、上司や先輩、同僚など他の人にチェックしてもらいましょう。第三者によるダブルチェックは、客観的な視点による修正やブラッシュアップ効果が得られ、自分ひとりではどうしても気づきにくいミスを防止できます。

見やすくて伝わる研修資料のコツ3つ

ここからは、見やすくて伝わる研修資料のデザインについて見ていきましょう。研修資料作りにおけるデザインのポイントは、次の3点です。

• 見やすい資料デザインの基本を守る
• 資料に載せる情報を絞る
• 書き込めるスペースを残す

それぞれについて詳しく解説します。

1. 見やすい資料デザインの基本を守る

見やすい資料のデザインには共通するルールがあります。デザインの基本ルールに沿って作成するだけで、内容の伝わりやすさがアップします。大まかにまとめると、下記のポイントです。

• 色を使用しすぎない（メインカラーとアクセントカラーの2つ、多くても3色）
• 見やすい・読みやすいフォントで統一する（ゴシック体やメイリオ）
• オブジェクトの位置を揃える
• 余白をとる
• 関連する情報は近くに配置する（関係性から理解しやすい）

 

カラーの資料やスライドを作る場合、使う色が多いとまとまりがなくなり、重要点がわかりにくくなるため注意しましょう。同様の理由で、フォントの統一も重要です。オブジェクトの位置を揃え、余白を大きめに取ると視覚的に内容が伝わりやすくなります。

 

研修など大人数が使用する資料では、特に上記のようなデザインの基本を守ることが大切です。

2. 資料に載せる情報を絞る

研修資料には、情報を載せすぎないよう注意しましょう。情報量が多いと参加者側が消化不良を起こす可能性があるため、最低限のポイントに留めることが大切です。長い文章にせず、インパクトのある短いフレーズを使うと、読む側も疲れず内容が頭に入りやすいでしょう。

 

必要な情報を絞り込むコツは、説明する内容をすべて資料に落とし込まないことです。資料にはポイントだけを記載します。同じ言葉の重複を避け、体言止めや箇条書きを取り入れると、情報量を削りやすいでしょう。

3. 書き込めるスペースを残す

研修資料には、書き込めるメモのスペースを残しておきましょう。参加者がメモを取りながら研修を聞くことで、モチベーションや集中力がアップし、内容の理解や定着が見込めます。書き込むことで、研修後も活用できる自分だけのテキストが完成します。

 

能動的に社員が参加するための工夫としても、メモスペースは重要です。研修内にグループワークを設け、企画書のや商品のPRポスター、販促の計画書などのアイディアを書きこむ課題を入れても良いでしょう。

研修資料のテンプレート化に役立つパワポのコツ2点

研修資料のテンプレートがあると、今後の研修資料作成が効率化できる上、整った資料が簡単に完成します。オンライン研修やプレゼンでも使われるPowerPointを効果的に使うためには、できること・やるべきことを含めて、コツを知ることが大切です。

1スライド1メッセージを徹底する

パワポで資料を作成する場合は、「1スライド1メッセージ」を徹底しましょう。1スライドにひとつのメッセージだけを掲載することで、見る人の印象に残りやすく、定着度や理解度アップにつながります。スライド作成時は難しい内容を噛み砕き、ポイントを絞りましょう。

 

文字や図を大きく見やすく作成し、情報をダイレクトに相手に伝えられるように仕上げます。

適正なスライドの枚数の目安は特にないので、わかりやすさと必要な情報を漏れなく網羅する点を優先して仕上げましょう。

図やグラフなどのビジュアル要素を盛り込む

図やグラフなどのビジュアル要素を適宜盛り込みましょう。言葉で説明しようとすると、どうしても文章ばかり長くなり要点が埋もれてしまいます。視覚的に概要を伝えられるというパワーポイントの利点を活かした資料づくりが大切です。

 

口頭での説明や文章がなくても、直感的に内容が理解できるスライドは、記憶に残りやすく研修資料として有効です。文章での説明を図解やイラスト、グラフ、画像などのビジュアルに置き換えられないか、今一度検討してみてください。

 

テンプレートがあると慣れていない担当者でもしっかりと任務をこなすことができます。研修スケジュール作成に慣れていない方は、研修スケジュールのテンプレートを紹介しているUMUの記事『研修スケジュールのテンプレート3選！新人研修にも使える作成手順』をご覧ください。

まとめ：研修資料の作成もUMUなら効率的

オンラインでのやりとりとともに、研修資料を作成する機会が増えています。良い研修資料があると、口頭説明だけでは伝えにくい内容も的確にまとめられ、参加者の理解度や定着度アップにつながります。記事内で紹介したポイントを押さえて、見やすくて伝わる研修資料を作り上げましょう。

 

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UMUの記事『研修カリキュラムの作り方！面白いと言われるための方法＆注意点』では、研修カリキュラムの作り方について詳しく解説しているので、研修に適したカリキュラムが知りたい、研修の内容はどのように決めればいい？とお悩みの方はぜひご覧ください。

 

また、社員教育はいつどんな方法で行うのがベスト？どうやって計画を立てればいい？とお悩みの方には、UMUの記事『社員教育にベストな方法とは？計画から実施までの5ステップ』がおすすめです。

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